Revisioni processi amministrativi
Il reparto amministrativo è lo specchio di un’azienda
Aumentiamo l’efficienza del reparto amministrativo
Esistono diversi modelli di organizzazione amministrativa formalizzati: per processo, per area geografica, per settore di business, per cliente. Ciononostante, nelle piccole e medie imprese, le procedure amministrative sono il frutto di prassi e metodi che si sono accumulati nel corso del tempo senza uno studio o una finalità precisa.
Molto spesso le procedure sono viste come qualcosa che limita l’operatività aziendale. In realtà, soprattutto nei reparti amministrativi, le procedure permettono di gestire l’ordinario senza intoppi e di concentrarsi nella gestione delle emergenze.
Inoltre, una corretta gestione e pianificazione delle pratiche amministrative permette un importante risparmio di costi e miglioramento di efficienza.
Il nostro metodo
La fase di analisi iniziale prevede innanzitutto la raccolta di informazioni sul funzionamento attuale del reparto amministrativo. Ricostruito lo stato dell’arte, si procede con la raccolta di dati per verificare le informazioni raccolte, evidenziare le principali problematiche e quantificare le inefficienze. Raccolti e analizzati i dati studiamo e proponiamo la soluzione attuale che, se condivisa, aiutiamo ad implementare. Infine, monitoriamo i KPI individuati in modo che le procedure amministrative si mantengano moderne ed efficienti.
1. Interviste
La prima fase consiste nell’intervistare tutte le persone interessate dal progetto di revisione. Solitamente tutti gli addetti del reparto amministrativo e tutti coloro che hanno importanti scambi di informazioni con l’amministrazione.
2. Raccolta dei dati
Le informazioni raccolte durante le interviste vengono utilizzate per capire le problematiche principali e per raccogliere ulteriori dati utili all’analisi. Questi dati possono essere, ad esempio: i tempi impiegati nelle varie attività, passaggi informativi e documentali, interazioni con il gestionale.
3. Analisi dei dati
Una volta raccolti tutti i dati necessari si procede con la loro analisi. L’analisi è volta ad individuare eventuali colli di bottiglia, un errata allocazione dei carichi di lavoro, palesi inefficienze e aree di miglioramento.
4. Proposta ed implementazione della soluzione
5. Monitoraggio e revisione
Una volta implementata la soluzione vi è un periodo di monitoraggio volto a risolvere eventuali problematiche che dovessero emergere ed, eventualmente, rivedere nel tempo alcuni processi per mantenere il reparto amministrativo al passo con l’evoluzione dell’ambiente interno ed esterno.
